La automatización de procesos se define como el uso de software y/o tecnologías para automatizar las funciones de una cierta área de la empresa. Tiene como fin lograr objetivos definidos, como producir un producto, contratar e incorporar a un empleado o brindar servicio al cliente.
Gracias a ella el personal se concentrará en resolver los problemas de mayor importancia, en lugar de dedicarse a las tareas cotidianas y repetitivas.
¿Qué beneficios otorga la automatización de procesos?
- Ahorrar tiempo
Todas las tareas dentro de una empresa son importantes y no pueden omitirse. Sin embargo, no todas tienen que ser hechas por un ser humano.
Con esta herramienta, las tareas que antes les tomaban a tus empleados gran parte de su día laboral se ejecutan en automático.
- Reduce el error humano
Es común que, al hablar, las personas puedan confundir palabras, incluso al dar un número telefónico se pueden mezclar los dígitos y dar un dato erróneo.
Con la automatización no tienes que preocuparte por estos errores humanos. Puedes procesar toda tu documentación, transferir datos y recopilar firmas de forma inmediata. Además, las herramientas también pueden enviar recordatorios en caso de que tus empleados olviden completar alguna tarea.
- Hace feliz a los empleados
A las personas no les gustan los trabajos rutinarios por más necesarios que sean, ya que se utiliza demasiado tiempo.
Si automatizamos, tus empleados podrán olvidarse de estas actividades y ellos te lo agradecerán. Si deseas empleados más felices y productivos, esta es la herramienta ideal a implementar.
- Mejora la satisfacción del cliente
Cuando gozas de procesos automatizados, tus campañas de marketing son más exitosas y responden a los deseos de tus clientes de forma más rápida y ágil.
Y cuando las expectativas de los clientes son superadas, ellos son felices. Las herramientas de automatización de procesos te ayudan a cumplir hasta con los estándares más altos de exigencias.
Veamos algunos ejemplos de automatización:
- Reclutamiento: Pueden ayudar a optimizar varias actividades de contratación. Incluye la capacidad de cargar currículums y referencias de forma rápida y eficiente, y procesar las evaluaciones.
- Procesos de pago y cálculo de nómina: Los procesos automatizados pueden ayudar a las empresas a optimizar tanto las actividades de nómina regulares como el pago de contratistas y proveedores externos.
- Programación de la fuerza laboral: Es difícil gestionar la programación de los empleados en múltiples ubicaciones y departamentos. La capacidad de sincronizar solicitudes de tiempo libre y viajes de negocios entre departamentos significa que las ausencias se cubren, y los equipos de RR. HH. y nómina pueden automatizar mejor las tareas administrativas.
- Facturación más simple y consistente: Si bien lo ideal sería que la generación de facturas fuera competencia de los departamentos de contabilidad, no siempre es así. Los procesos automatizados pueden aliviar errores, confusiones contables e incluso riesgos legales.
- Experiencia del cliente: En un mercado lleno de competencia, es más fácil que nunca para sus clientes rebotar si sufren molestias y retrasos. La automatización crea una experiencia de cliente más personalizada. Además, puede trasladar a los clientes de forma rápida y precisa a través de los flujos de procesos.
La automatización es fundamental para gestionar, modificar y adaptar no solo la infraestructura de TI, sino también todos los procesos de la empresa. Será útil en las áreas de marketing, recursos humanos, ventas y servicio al cliente. Lo ideal es llevar diferentes procesos de diferentes áreas a ser automatizados.
