Para poder enfrentar adecuadamente una inspección laboral es necesario que tu empresa cuente con una preparación previa sobre este procedimiento, documentos necesarios y/o reglamentos.

Ante todo:

• Mantén la calma y ten una actitud colaboradora.
• Nunca niegues la entrada a un inspector ya que tienen autoridad pública.
• Avisa al responsable del centro de trabajo y contacta con un especialista en materia laboral.
• No impidas que tus empleados hablen con los inspectores o subinspectores durante el procedimiento ni tampoco realices conductas que obstruyan la inspección.

¿Qué puede motivar una inspección laboral?

Una denuncia de una persona o trabajador, que tendrá que identificarse, ya que no se admiten las denuncias anónimas.

• Campañas de control de Sunafil.
• Tras la apertura del centro de trabajo, licencia de obra, licencia o cambio de actividad.
• Haber sufrido un accidente grave o múltiple en tu empresa.
• Por informaciones facilitadas por alguna Administración Pública.

En el Perú, durante el primer trimestre de 2022, Sunafil realizó un total de 18,532 inspecciones laborales. Principalmente en materia de remuneraciones y planillas o registros que la sustituyen. El 68% de estas inspecciones se ejecutaron a partir de una denuncia y el 32% por operativos.

Etapas de la inspección laboral

La inspección laboral cuenta con dos etapas en su ejecución:

• Actuaciones de investigación inspectiva:

Se desarrollan en un plazo máximo de treinta días hábiles, los cuales pueden ser ampliados por un periodo similar. Finalizan con la emisión de un acta de infracción (en caso se haya identificado alguna) o un informe (en caso no se detecte incumplimiento de las normas). Durante esta etapa, el inspector puede visitar el centro de trabajo, pedir documentación, entrevistar a los empleadores y citar a los empleadores.

• Procedimiento administrativo sancionador:

Tiene una duración de nueve meses, prorrogable de manera excepcional por tres meses más. Esta etapa culmina con la emisión de la resolución en la que se impone la sanción de multa o se declara la inexistencia de responsabilidad de la empresa en las infracciones imputadas.

Documentación que te pueden solicitar:

• Contratos de los empleados, recibos de salarios y nóminas.
• Justificantes de las horas extraordinarias y de los registros horarios.
• Identificación de los empleados, y en caso de que tengas extranjeros contratados, los permisos de contrato que correspondan.
• Contratos mercantiles y escrituras.

Consideraciones para enfrentar una inspección laboral

Es fundamental que las empresas estén preparadas para recibir una inspección laboral. Para ello, es importante que identifiquen previamente las obligaciones laborales que deben cumplir, conozcan el proceso de fiscalización, sus derechos y cómo ejercerlos durante este proceso. Además de ello, capaciten a sus representantes en el tema.

Durante la etapa de investigación, las empresas suelen cometer algunos errores:

• Como negar el acceso al inspector.
• No entregar la información requerida o incumplir los plazos.
• No asistir a una comparecencia o no aprovechar esta etapa para explicar puntos importantes identificados por el inspector.

Es importante tener en cuenta que todos los documentos que se soliciten deben estar debidamente identificados en los requerimientos del inspector y guardar relación con la materia inspeccionada. Asimismo, la empresa, en caso tenga dudas, puede solicitar una aclaración de lo requerido y puede acceder en todo momento a la lectura del expediente de la inspección en curso.

Una vez finalizada esta etapa y en caso se reciba una resolución de multa, la empresa tiene derecho a interponer un recurso administrativo para que la misma autoridad que emitió la resolución revise dicho pronunciamiento. Para ello, cuenta con un plazo de quince días hábiles desde que es notificada.

Mediante este recurso, la empresa puede lograr que se revoque la totalidad o parte de la multa y, en caso de que no obtenga una respuesta positiva, puede interponer un recurso de apelación. En los casos de infracciones muy graves, también se puede interponer un recurso de revisión que será resuelto por el Tribunal de Fiscalización Laboral.

Es importante recordar que la inspección es un procedimiento regulado y las facultades del inspector no son absolutas ni discrecionales. En ese sentido, es clave que las empresas estén debidamente informadas sobre el procedimiento y sus derechos.

Ante una inspección laboral, una preparación previa y una asesoría especializada en materia de legislación laboral y derecho administrativo pueden hacer la diferencia.